Die 10 wichtigsten Eigenschaften eines Rockstar Office Managers
Willst du lernen, wie man ein guter Office Manager (OM) wird? Wähle unten deinen Lieblingstipp!
- Beispiellose Flexibilität
- Hervorragende Organisation und Durchhaltevermögen
- Vollständige Erreichbarkeit
- Solide Kommunikation
- Magische Kreativität
- Unerschütterliches Selbstvertrauen
- Ausgeprägte emotionale Intelligenz und unerschütterliche Gelassenheit
Es ist kein Geheimnis – in wettbewerbsintensiven Branchen sind die Menschen alles.
Die besten Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, kann buchstäblich über den Erfolg deines Unternehmens entscheiden, und der Erfolg hängt davon ab, ob du den “Krieg um Talente” gewinnst.
Die besten Unternehmen wissen, dass sie nur gewinnen können, wenn sie eine Kultur des Engagements und ein Umfeld schaffen, in dem die Menschen gerne ihre Zeit verbringen.
An dieser Stelle ist ein Rockstar-Office Manager/in unverzichtbar, der die Kultur kultiviert, die dein Unternehmen braucht, und das Schiff in die richtige Richtung steuert, während dein Unternehmen wächst.
Wenn es nur so einfach wäre…
Der Office Manager ist eine einzigartige, anspruchsvolle Position. Um in dieser Position wirklich erfolgreich zu sein, braucht es eine Reihe von Fähigkeiten – und eine außergewöhnliche Persönlichkeit.
Bedenke dies:
Der Büroleiter ist eine der wenigen Personen (abgesehen vielleicht vom Geschäftsführer oder der Personalabteilung), die praktisch jeden Tag mit Mitarbeitern aller Ebenen und Abteilungen zu tun haben.
Bei Love Snack sind wir große Befürworter von talentierten Office Managern. Das liegt daran, dass wir das Privileg haben, direkt mit vielen von unglaublichen Office Managern in einigen der engagiertesten Unternehmen im ganzen Land zusammenzuarbeiten.
Was muss man also tun, um einer dieser Office Manager/innen der nächsten Ebene zu werden? Wie findet und stellt man jemanden ein, der perfekt für diese Rolle ist?
Wir haben sowohl mit den Office Managern als auch mit den Menschen gesprochen, die sie in einigen der Unternehmen einstellen, die in Sachen Kultur und Engagement alles richtig machen. Hier ist, was sie über die wichtigsten Eigenschaften sagen, die du brauchst, um ein Rockstar unter den Office Managern zu sein.
Technologie-Know-how
Der/die Office Manager/in ist für viele Facetten deines Unternehmens verantwortlich, unter anderem auch für den Schutz der Mitarbeiter/innen an der Front. Und als Office Manager/in, der/die im neuen Modell des hybriden Arbeitsplatzes arbeitet, ist es wichtiger denn je, den Überblick über alle Besucher- und Mitarbeiterbewegungen zu behalten. Hier kommt das Besucher- und Mitarbeitereingabesystem ins Spiel.
Da die Mitarbeiter sowohl vor Ort als auch aus der Ferne arbeiten, Besucher kommen und gehen und zusätzlich das Risiko besteht, dass Infektionen an den Arbeitsplatz gelangen, sind manuelle Verfahren wie das Besucherbuch auf Papier zeitaufwändig und unsicher. Kein Rockstar-Office Manager/in hat Zeit für so etwas!
Wenn ein Office Manager die Rolle des Technologie-Gurus übernimmt und eine Besucherverwaltungssoftware einführt, kann er/sie Prozesse automatisieren – und damit optimieren. Sie können den Überblick über alle Besucher behalten, Gesundheitskontrollen durchführen und haben den vollen Überblick über ein zentrales Admin-Dashboard mit der Möglichkeit, per Knopfdruck eine Kontaktverfolgung durchzuführen.
Love Snack hat unsere “Top Ten”-Liste der Büromanager-Tools für OMs zusammengestellt, die ihr technisches Know-how in der neuen Ära der Arbeit erweitern wollen: Office Management Tools To Make Your Life A Breeze
Hier ein kleiner Vorgeschmack:
Unvergleichliche Flexibilität
Wir haben es immer wieder gehört – Flexibilität war die wichtigste Eigenschaft der von uns befragten Personen. Um ein guter Büroleiter oder eine gute Büroleiterin zu sein, musst du auf alles gefasst sein und mit allem umgehen können, was auf dich zukommt.
Ghada Odeh, Operations and Events Lead bei Plug and Play, München, erklärt:
“Ein Office Manager/in ist ein Tausendsassa, der viele verschiedene Hüte trägt.
Die Dinge ändern sich schnell, also muss ich schnell denken und proaktiv sein, um die Dinge zu erledigen.”
Und das ist auch logisch – einen “typischen Tag” gibt es für einen Office Manager/in nicht. In der einen Minute planst du vielleicht eine externe Veranstaltung für 150 Personen, in der nächsten koordinierst du die Ankunft eines wichtigen Investors oder hilfst bei der Inneneinrichtung eines neuen Büros.
Die Fähigkeit, sich anzupassen und zu improvisieren, ist entscheidend.
Hervorragende Organisation und Durchsetzungsvermögen
Dieser zweite Tipp mag wie ein Selbstläufer erscheinen, aber Organisation ist einer der wichtigsten Faktoren, wenn es um den Erfolg in dieser Rolle geht. Auch hier ist die Rolle des OM so vielfältig und abwechslungsreich, dass man leicht den Überblick über die anstehenden Aufgaben verlieren kann. Und da du oft Führungskräfte der obersten Ebene unterstützt, haben die meisten Dinge hohe Priorität und der Spielraum für Fehler ist gering.
Nadia Husseini, Client Success Manager und Office Manager bei Merv, erklärt es uns.
“Als OM hast du scheinbar eine Million verschiedener Dinge gleichzeitig zu tun und musst dafür sorgen, dass sie alle erledigt werden. Ich könnte nicht ohne meinen Google-Kalender leben und trage alle meine Aufgaben und die Zeit, zu der ich sie erledigen werde, dort ein.
Egal, wie klein die Aufgabe ist, selbst wenn sie nur 5 Minuten dauert, wird sie dort eingetragen und erledigt.”
Es geht aber nicht nur darum, organisiert zu sein, sondern auch darum, dass du dich darum kümmerst, dass die Aufgaben, die du verfolgst, rechtzeitig und gut erledigt werden.
Vollständige Erreichbarkeit
Ein OM sollte erreichbar sein – sowohl in Bezug auf seine/ihre Erreichbarkeit als auch in Bezug auf die Wärme seiner/ihrer Persönlichkeit. Dein Team sollte sich wohl fühlen, wenn es den OM um Aufgaben bittet, die ihm oder ihr gehören.
Stefanos Kouris, Sr. Sales Director bei infinion, erklärt, warum er Erreichbarkeit als die wichtigste Eigenschaft eines guten Office Managers nennt:
“Ein guter Office Manager sollte vor allem für seine Kolleginnen und Kollegen erreichbar sein, um sicherzustellen, dass alle mit maximaler Produktivität arbeiten”, sagt er. “Eine persönliche Erfahrung gibt den einzelnen Mitarbeitern das Gefühl, besonders zu sein und geschätzt zu werden.”
Hier ist Kai von MVD mit einem weiteren Grund, warum Zugänglichkeit in dieser Rolle so wichtig ist:
Meine Zugänglichkeit hat dazu beigetragen, dass sich Mitarbeiter/innen wohl fühlen, wenn sie mit ihren Anliegen zu mir kommen, und hat gute Beziehungen zu alle im gesamten Unternehmen gefördert.
Meinen größten Erfolg als OM verdanke ich dem Team, das jeden Tag mit mir zusammenarbeitet. Das Vertrauen, das ich in sie setze, damit sie die Extrameile gehen und Entscheidungen treffen, ist von unschätzbarem Wert.
Mein Team kümmert sich um alles, von den internen Abläufen über die Planung von Veranstaltungen, die Sicherheit und die Instandhaltung bis hin zur Snacks und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter. Ohne sie könnte ich nicht der erfolgreiche Manager sein, der ich bin.”
Solide Kommunikation
Kommunikation ist eine oft übersehene (aber nicht minder wichtige) Fähigkeit, wenn es darum geht, in der Rolle des OM erfolgreich zu sein.
In diesem Job geht es oft darum, Ideen aus der Chefetage aufzunehmen und sie für den Rest des Unternehmens zu übersetzen.
Das gilt besonders, wenn du für die Umsetzung unternehmensweiter Richtlinien zuständig bist. Du musst darauf achten, die Gründe für deine Büropolitik zu vermitteln, damit sie von deinem Team so gut wie möglich angenommen wird. Außerdem musst du in der Lage sein, Fragen vorauszusehen und sie sofort zu beantworten.
Ellie, unsere fantastische Managerin hier bei Love Snack, hat die interne Kommunikation zu einem unverzichtbaren Bestandteil ihres Repertoires gemacht.
“Interne Kommunikation ist in dieser Funktion so wichtig.
Jede Woche stehe ich vor dem gesamten Unternehmen und kündige neue Aktivitäten an oder erkläre Richtlinien. Dabei muss ich darauf achten, dass ich die Bedürfnisse des Teams berücksichtige, alle Details richtig ausführe und auch die Gründe dafür klar erkläre – egal, ob es sich um neue Parkrichtlinien oder unser nächstes Teambuilding-Offsite handelt.”
Unvernünftiger Optimismus
Wenn Menschen das Büro besuchen – sei es ein potenzieller neuer Mitarbeiter, ein möglicher Investor oder ein zukünftiger strategischer Partner – ist der Office Manager oder die Office Managerin in der Regel die erste Person, die sie sehen, und sein oder ihr Auftreten trägt dazu bei, den ach so wichtigen ersten Eindruck zu vermitteln.
Die meisten guten OM haben von Natur aus eine positive Einstellung und ein freundliches Auftreten. Aber die wahre Herausforderung kommt an den unvermeidlichen schlechten Tagen. Jeder hat sie – Tage, an denen wir am liebsten im Bett bleiben würden – und es kann verlockend sein, sich von der schlechten Stimmung anstecken zu lassen. Diesen Luxus kann sich ein/e Office Manager/in nicht leisten, denn sein/ihr Auftreten wirkt sich direkt auf das Unternehmen aus. Rockstar-Office Manager/innen wissen, dass sie ein fröhliches Gesicht aufsetzen müssen, auch wenn es nicht ganz ihrer inneren Stimmung entspricht.
Kai Husseini, Gründer von Love Snack, stimmt dem zu:
“Eine natürliche, fröhliche Einstellung ist ein Muss. Auch wenn du niedergeschlagen bist, musst du ein positives Gesicht machen.
Du bist das Zentrum der Moral – deshalb nennen wir es ‘Love Manager’ und nicht ‘Office Manager’.”
Magische Kreativität
Zunehmend ist der OM eines Unternehmens für die Stimmung im Büro verantwortlich. Deshalb lautet der offizielle Titel unseres OMs “Love Manager”. Die Stimmung im Büro gibt den Ton für den Rest des Unternehmens an und trägt dazu bei, die Kultur zu schaffen, die wir brauchen, um produktiv und kreativ zu sein und unsere Ziele jeden Monat zu erreichen.
Die Aufrechterhaltung einer Kultur und eine gute Stimmung erfordert viel Kreativität. Office Manager/innen beschäftigen sich mit Dingen wie Innenarchitektur und Veranstaltungsplanung.
Zum Beispiel die Planung einer Veranstaltung außerhalb des Büros – etwas, das für die meisten Beschäftigten wahrscheinlich selbstverständlich ist. Es ist schon eine Herausforderung, sich eine lustige, neue Aktivität einfallen zu lassen, die allen Spaß macht.
Du musst dir überlegen, was wir bisher noch nicht gemacht haben. Was würde unserem gesamten Team Spaß machen? Was können wir im Rahmen unseres Budgets machen? Wie kann diese Aktivität die Kultur unterstützen, die wir brauchen, um erfolgreich zu sein? Das ist eine große Herausforderung, bei der man über den Tellerrand hinausschauen muss.
Unerschütterliches Selbstvertrauen
In dieser Funktion hast du häufig mit CEOs und COOs zu tun, also musst du selbstbewusst sein, um dir ihren Respekt zu verdienen.
Zu diesem Selbstvertrauen gehört auch die Fähigkeit, sich von Zeit zu Zeit zu wehren. Du kannst nicht alles für jeden sein und musst Prioritäten setzen, so sehr du das auch möchtest. Nein sagen zu können, ist wichtig.
Lisa von Maqsam erklärt:
“Ich erhalte täglich Anfragen von Leuten im Büro, die ‘notwendig’ sind und die sie sofort erledigt haben wollen, und es ist wichtig, dem Grenzen zu setzen, damit das ganze Büro davon profitieren kann.
Nur weil eine Person die Temperatur im Büro auf 20 Grad einstellen möchte, heißt das nicht, dass das ganze Büro damit zufrieden ist. Du musst ein gesundes Gleichgewicht halten, damit das ganze Büro zufrieden ist.”
Jedi-mäßige Antizipation
Proaktiv zu sein und zukünftige Bedürfnisse vorauszusehen, ist eine der besten Eigenschaften, die ein/e Office Manager/in haben kann.
Ein Großteil der Arbeit ist reaktiv, und das kann eine der größten Herausforderungen sein – auf die unzähligen Anfragen zu reagieren und Prioritäten zu setzen, die ein/e Office Manager/in aus dem ganzen Unternehmen erhält. Eine Möglichkeit, deinen Arbeitsablauf zu rationalisieren und reaktive Aufgaben zu reduzieren, ist, sie vorherzusehen und zu planen.
Kai von Love Snack erläutert diese Idee weiter:
“Du musst ständig deine Augen und Ohren offen halten.
Du bist eine der wenigen Personen im Unternehmen, die eine wirklich ganzheitliche Sichtweise auf viele Probleme hat, und es liegt in deiner Verantwortung, Bedürfnisse vorauszusehen und dafür zu sorgen, dass du die Verbindung zu Leuten und Abteilungen herstellst, die nicht den Vorteil deiner Perspektive haben.”
Ausgeprägte emotionale Intelligenz und unerschütterliche Gelassenheit
Wie wir bereits erwähnt haben, hast du als Office Manager/in mit Menschen auf allen Ebenen zu tun – von den einfachen Angestellten bis zur Führungsebene und allem, was dazwischen liegt. Das bedeutet, dass du mit vielen verschiedenen Persönlichkeiten zu tun hast – einige davon sind anspruchsvoller als andere. Als OM musst du in der Lage sein, mit ihnen allen umzugehen.
Kai von SnackNation, weiß ein Lied davon zu singen, wie man mit tollen Office Manager/in arbeitet:
“Das Wichtigste, was einen Rockstar OM ausmacht, ist ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz. Du hast mit jedem im Unternehmen zu tun und erlebst eine Menge verschiedener Emotionen und Einstellungen.
Wenn Leute um etwas bitten, tun sie das oft nicht mit so viel Respekt, wie sie sollten. Aber du musst dich damit abfinden, gelassen bleiben und widerstandsfähig sein. Diese Eigenschaften sind von unschätzbarem Wert für den Erfolg in dieser Rolle.”
Auch wenn es wichtig ist, die emotionalen Bedürfnisse deines Teams zu erkennen und auf sie einzugehen, kannst du kein guter OM sein, wenn du eine dünne Haut hast. Es ist wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren und auch unter Druck die Ruhe zu bewahren.
Es gehört viel dazu, ein7e gute/r Office Manager/in zu sein. Manchmal scheint es noch schwieriger zu sein, einen solchen zu finden.
Aber die Bedeutung der Kultur wird in absehbarer Zeit nicht verschwinden, und deshalb wird die Rolle des Office Managers nur an Bedeutung gewinnen.
Deshalb musst du jemanden finden, der die meisten (oder alle) dieser Eigenschaften verkörpert. Die richtige Person zu finden, mag wie eine unmögliche Aufgabe erscheinen, aber glaub uns, es lohnt sich.
Hat dein Unternehmen einen großartigen Office Manager? Schreib ihr/m in den Kommentaren unten ein Lob!
